1.Identificación del responsable del tratamiento
2.Marco normativo
La presente política se desarrolla en cumplimiento de:
- Ley 1581 de 2012: Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales en Colombia.
- Decreto 1377 de 2013: Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012.
- Decreto 886 de 2014: Por el cual se reglamenta el Registro Nacional de Bases de Datos.
- Circular Externa 002 de 2015 de la SIC: Instrucciones sobre el Registro Nacional de Bases de Datos.
- Demás normas concordantes y complementarias del ordenamiento jurídico colombiano.
3.Definiciones
- Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
- Dato sensible: Datos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación (salud, creencias religiosas, origen étnico, datos biométricos, etc.).
- Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
- Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica que decide sobre el tratamiento de los datos. En este caso: VivePH.
- Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica que realiza el tratamiento por cuenta del responsable.
- Tratamiento: Cualquier operación sobre datos personales como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
- Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
- Habeas Data: Derecho fundamental que permite a toda persona conocer, actualizar y rectificar las informaciones que sobre ella se recopilen en bases de datos.
4.Datos tratados y finalidades
VivePH recopila y trata las siguientes categorías de datos personales con las finalidades indicadas:
- Administradores de copropiedad: Nombre, correo, teléfono, cargo. Finalidad: prestación del servicio, soporte, facturación y comunicaciones del servicio.
- Personal autorizado de la copropiedad: Nombre, correo, teléfono. Finalidad: acceso a la plataforma para gestión operativa y seguimiento de casos.
- Residentes (propietarios y arrendatarios): Nombre, correo, teléfono, número de unidad, tipo de residente. Finalidad: envío de comunicaciones formales del conjunto, gestión de procesos de convivencia.
- Personal de portería: Nombre, correo. Finalidad: habilitación para reporte de incidentes en la plataforma.
- Datos de la copropiedad (persona jurídica): Nombre del conjunto, NIT, Personería Jurídica, logotipo, dirección, número de unidades y parqueaderos, correo institucional. Finalidad: configuración y personalización de la plataforma.
VivePH no trata datos sensibles en el sentido de la Ley 1581 de 2012. Si por alguna razón de gestión fuera necesario tratar este tipo de datos, se solicitará autorización expresa y diferenciada del titular.
5.Principios del tratamiento
VivePH garantiza el cumplimiento de los siguientes principios en el tratamiento de datos personales:
- Legalidad: El tratamiento se realiza conforme al marco legal colombiano vigente.
- Finalidad: Los datos se recopilan con finalidades determinadas, explícitas y legítimas.
- Libertad: El tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento del titular.
- Veracidad: Los datos tratados deben ser veraces, completos, exactos y actualizados.
- Transparencia: Los titulares tienen derecho a obtener información sobre el tratamiento de sus datos en cualquier momento.
- Acceso y circulación restringida: Los datos no serán comunicados a terceros salvo autorización del titular o mandato legal.
- Seguridad: Se adoptarán medidas técnicas y administrativas para proteger los datos.
- Confidencialidad: Quienes participen en el tratamiento están obligados a guardar reserva sobre los datos.
6.Derechos de los titulares
De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los titulares de datos personales tienen los siguientes derechos:
Acceso
Conocer los datos personales que sobre usted trata VivePH y la información relacionada con su tratamiento.
Actualización
Solicitar la actualización de sus datos cuando sean parciales, inexactos, incompletos, fraccionados o induzcan a error.
Rectificación
Solicitar la corrección de datos que sean inexactos o erróneos.
Supresión
Pedir la eliminación de sus datos cuando no sean necesarios para las finalidades autorizadas o haya retirado el consentimiento.
Revocación
Revocar en cualquier momento la autorización de tratamiento, salvo que exista obligación legal o contractual que lo impida.
Queja ante la SIC
Presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio por violación de sus derechos.
7.Procedimiento para el ejercicio de derechos
Para ejercer cualquiera de los derechos descritos, el titular o su representante legal deberá enviar una solicitud escrita que contenga:
- Nombre completo y número de identificación del titular.
- Datos de contacto (correo electrónico o dirección).
- Descripción clara y precisa del derecho que desea ejercer.
- Documentos que acrediten la identidad del solicitante (o poder de representación, según el caso).
La solicitud debe enviarse a: legal@viveph.com
Tiempos de respuesta:
- Consultas: máximo 10 días hábiles a partir de la recepción.
- Reclamos (corrección, supresión, revocación): máximo 15 días hábiles. Si no es posible atenderlo en ese plazo, se informará al titular antes del vencimiento indicando la fecha estimada.
8.Autorización del titular
VivePH recopila la autorización del titular para el tratamiento de datos personales a través de los siguientes mecanismos:
- Formulario de registro: Al crear una cuenta en la plataforma, el usuario acepta esta Política de Tratamiento de Datos y la Política de Privacidad mediante un checkbox de aceptación explícita.
- Formulario de contacto: Al enviar un formulario de contacto, el usuario autoriza el tratamiento de sus datos para atender su solicitud.
- Datos de residentes: Los administradores de las copropiedades son responsables de obtener la autorización de los residentes cuyos datos sean cargados en la plataforma, conforme a los reglamentos de propiedad horizontal y la Ley 1581 de 2012.
La autorización puede ser revocada en cualquier momento mediante solicitud a legal@viveph.com, sin perjuicio de las obligaciones derivadas de contratos vigentes.
9.Encargados del tratamiento
VivePH podrá contratar encargados del tratamiento que actúen en su nombre para la prestación del servicio. Estos encargados estarán sujetos a las mismas obligaciones de protección de datos exigidas a VivePH y deberán suscribir los compromisos de confidencialidad y seguridad correspondientes.
Los principales encargados actuales son Google LLC (Google Drive, Gmail, Google Analytics) y otras plataformas de infraestructura tecnológica, cuyos términos de tratamiento de datos se rigen por sus propias políticas de privacidad, debidamente referenciadas en la Política de Privacidad.
10.Vigencia de la política
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales rige a partir del 1 de mayo de 2026 y permanecerá vigente hasta que sea reemplazada por una versión actualizada.
Las bases de datos bajo responsabilidad de VivePH tendrán la vigencia establecida en la Política de Privacidad para cada categoría de datos.
Cualquier modificación a esta política será comunicada con al menos 10 días de anticipación a su vigencia, mediante publicación en el sitio web y notificación a los usuarios registrados.